تدشين البوابة الالكترونية بجامعة أم القرى

التسجيل الالكتروني

يعد نظاماً الكترونياً كاملاً ثنائي اللغة يعمل على تنظيم وإدارة البيانات والمعلومات المتعلقة بالجامعة من خلال تزويد صانعي القرار فيها بالأداة المستخدمة لاسترجاع البيانات الصحيحة وإمكانية الوصول إليها وضبطها ومعالجتها في أي وقت وعلى جميع المستويات؛ وذلك بهدف تمكينهم من اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب.

التسجيل الالكتروني

يعد نظاماً مباشراً وقياسياً ومتكاملاً تم تصميمه من أجل أتمتة جميع النشاطات والوظائف بشكل نموذجي في المجتمع الجامعي. من الممكن اعتباره مكوناً أساسياً من مكونات عملية التعليم الالكتروني. يتمكن هذا النظام من تقديم جميع أنواع الأنظمة المستخدمة في التعليم العالي؛ المشتمل على الجامعات والكليات. حيث أنه يدعم كل من نظام الساعات المعتمدة والنظام السنوي إضافة إلى نظام يجمع بين خصائص هذين النظامين.

 يدعم النظام كذلك الدراسات الخاصة بالخريجين. يتمكن التسجيل الالكتروني من دعم خطط أكاديمية متنوعة؛ مثل مواد التخصص والمواد الثانوية والحزم التي تشتمل عليها هذه الخطط. يعتبر نظام التسجيل الالكتروني بأكمله نظاماً يخدم العديد من الصروح التعليمية الجامعية وذلك من خلال تسهيل كل من عملية إدارة وضبط وتشغيل البيانات الخاصة بالبيئات التابعة لهم.

يتم تشغيل هذا النظام بنجاح في العديد من الجامعات في المنطقة والعمل به وفقاً لأنواع متعددة من الأنظمة المشتملة على نظام الساعات المعتمدة والنظام السنوي. يتكون التسجيل الالكتروني من العديد من الأنظمة المتكاملة والمترابطة:

 نظام التسجيل؛ حيث يعد هذا النظام بوابة للتفاعل مع نظام التسجيل الالكتروني وإدارة عملية التسجيل المتبعة في المؤسسة الأكاديمية.

 يمكن التسجيل الالكتروني المدراء من تعريف سياسات التسجيل الخاصة بهم، والتطبيقات والفحوص المدخلة والعمل على ضبطها والتحكم بها. إن الهدف من نظام التسجيل هو إنشاء ملفات للطلاب بواسطة مجموعة من الوظائف كتعريف بيانات إحصائية وأكاديمية أو رسمية والعمل على إدارة الفحوص المدخلة. الهدف منه هو تمكين المستخدمين من التعامل مع جميع النشاطات المتعلقة بالتسجيل والمشتملة على اتخاذ تسهيلات يتم اتباعها في الغرف الصفية كالجداول الخاصة بالوقت ووسائل الحجز والجدولة، وسحب وإضافة المساقات، وتنظيم قواعد عملية السحب.

يرتكز النظام على عمليتي إنشاء المفكرة والحفاظ عليها حيث أن جميع النشاطات المتوقفة على التواريخ والفترات الزمنية يجب أن يتم إنجازها وتطبيقها. يتم الحفاظ على أوراق الخطط الأساسية وإنشائها ضمن هذا النظام بهدف استخدامها في عملية ضبط المسيرة الأكاديمية، ومراقبة المساقات المسجلة وفقاً للخطط وتحديد الخريجين بناءً على إكمالهم لمتطلبات خططهم الدراسية.

تستخدم أوراق الخطط الدراسية أيضاً في القرارات المرتبطة بعملية الموافقة على تحويل مساقات معينة من جامعات أخرى أو عمليات النقل التأديبي الداخلي. إضافة إلى ذلك، يتمكن الطلاب من التسجيل بواسطة الانترنت عن طريق تفعيل النظام على الانترنت. بالنسبة لنظام الإرشاد الأكاديمي، يتم تقسيم الطلاب إلى مجموعات؛ بحيث يتم تخصيص مرشد لكل مجموعة يقوم بأخذ القرارات الأكاديمية الخاصة بتسجيل الطلاب ومتابعة تخصصاتهم الأكاديمية وفقاً لخططهم الدراسية المتبعة. يتم الحفاظ على عملية المراقبة في هذا النطام.

قد تم منح المرشد الأكاديمي صلاحية الإطلاع على سجلات الطلاب الأكاديمية التي تعد أساس جداول الفصول المقترحة من قبل الطالب. يجب أخذ القضايا المرتبطة بالتحذيرات الأكاديمية ومعدلات الطلاب التراكمية بعين الاعتبار لكي يتم التخطيط لتسجيل الطلاب في كل فصل دراسي.

 نظام تسجيل العلامات وإدارتها؛ يعد هذا النظام جزءاً حرجاً ضمن نظام التسجيل الالكتروني كونه يتعامل مع علامات وتقييمات الطلاب إضافة إلى القيام بحساب المعدل التراكمي والحفاظ عليه لجميع الطلاب. يتم كذلك إتباع مقاييس السرية والتشفير الداخلي وأنظمة إزالة التشفير ليتم الحفاظ على سلامة ودقة العلامات. ومن ناحية أخرى يتم تطبيق العديد من آليات التدقيق لمنع التلاعب بالعلامات. يدعم النظام أنواعاً متعددة من أنظمة العلامات مشتملة على العلامات المئوية والرقمية والنقاط والعلامات بالأحرف. يتم دمج الصيغ الخاصة بحساب المعدل التراكمي ضمن النظام وحسابها اتوماتيكياً في نهاية كل فترة محددة أو حسب الطلب.

يتمكن كذلك المستخدمون من تزويد النظام بعلامات الطلاب بعد كل امتحان قصير ليقوم النظام بحساب العلامة النهائية وفي حالة أخرى يتم التزويد بالعلامة النهائية في نهاية الفصل الدراسي. يقوم الطالب بإتباع النظام؛ حيث تقوم عمادة شؤون الطلبة بالوصول إلى هذا النظام والعمل على تحديثه بشكل نموذجي. يتمكن العميد من مراقبة الطلاب ومتابعتهم عن طريق السماح للإدارة باتخاذ المقاييس والمعايير التأديبية ومتابعة دوام الطلاب وعملية نقلهم بين الجامعات والأقسام أو التخصصات. يتم كذلك إدارة قوائم الشرف في هذا النظام.

 يتم دمج نظام محاسبة الطلاب بأكمله مع نظام التسجيل ومعلومات الطلاب حيث أنه يقوم بإدارة سجلات الطلاب المالية ومنحهم الدراسية والمعونات المالية وأخيراً تسجيل الطلاب. يملك النظام المقدرة على التعامل مع العملات المتعددة. يعد نظام الشؤون الأكاديمية نظاماً خاصاً بالموارد البشرية التابعة للتطبيقات؛ حيث تتيح للجامعات القيام بتعريف التفاصيل المرتبطة بموظفيها وملفاتهم الشخصية.

يتمكن التسجيل الالكتروني من التواصل مع أنظمة الموارد البشرية ذات الفئة الثالثة سواءً بارتباطه مع هذا النظام أو عمله لوحده. يُدير نظام الشؤون الأكاديمية جميع البيانات الأكاديمية والإحصائية آخذاً بعين الاعتبار كل من طاقم الموظفين والكليات والأقسام. 

في الأشهر الأولى من الألفية الجديدة، نشأت الشركة الفنية لتوطين التكنولوجيا من دمج شركة العربية للحلول المتكاملة؛ التي تمتاز بالعمل المتواصل والإنجازات المميزة على مدى عشر سنوات في العاصمة عمّان، مع شركة الجزيرة لتكنولوجيا المعلومات في الرياض؛ الشركة المتخصصة في تزويد الحلول الكاملة لمنطقة السعودية والخليج العربي على مدى خمس سنوات.